كل ما تحتاج لمعرفته حول ساعات وقت الموظف

واحدة من أهم المسؤوليات التي تتحملها الشركة الصغيرة هي دفع موظفيها بدقة وفي الوقت المحدد.

في الماضي ، كانت أداء الرواتب عملية دقيقة تطلب من موظفي الموارد البشرية تتبع الجداول الزمنية للموظف ، أو حساب ساعات العمل الإضافي ، أو تحويل دقائق إلى ساعات.

تم إنفاق الوقت والموارد الثمينة للتأكد من اتباع القوانين ودفع العمال بشكل صحيح.
على الرغم من أن البعض يواصل استخدام الأساليب التقليدية لتتبع الساعات وإجراء كشوف المرتبات ، فقد اتخذ آخرون مقاربة أكثر حداثة.

تسمح أنظمة الحضور الزمنية للعمال بإدخال وإدارة ساعاتهم الخاصة ، وإزالة العبء عن صاحب العمل.

من خلال تبسيط عملية الحضور ، وفرت الشركات الأموال وزيادة الإنتاجية وتحسين الامتثال لقوانين العمل.
إليك كل ما يجب معرفته عن ساعات وقت الموظف وكيف يمكن للمؤسسات استخدامها لصالحها.

ما هي ساعة وقت الموظف؟

نظام ساعة الموظف هوجهازيسجل ذلك أوقات البداية والنهاية للموظفين بالساعة في مكان العمل. اعتمادًا على نوع برامج تتبع الوقت ، يمكن للعمال أن يدربوا تطبيق ساعة الوقت أو على وحدة تحكم في موقع العمل.

يتم دمج Punch - في البيانات تلقائيًا مع نظام برامج كشوف المرتبات يستخدمه موظفو الموارد البشرية لدفع الموظفين لساعات العمل. الغرض من برنامج Clock Clock هو تتبع وتوثيق الحضور إلكترونيًا للحفاظ على دقة كشوف المرتبات.

هناك خمسة أنواع مختلفة من ساعات الوقت ، بما في ذلك -

1. ساعة البطاقة لكمة
يقوم الموظفون بإدخال بطاقة ورقية في آلة عند الوصول وترك العمل. يقوم الماكينة بختم التاريخ والوقت على البطاقة للإشارة إلى وقت البدء والنهاية.
بسبب بساطتها ، يتم تنفيذ هذه الساعات بشكل متكرر من قبل الشركات الصغيرة التي لا تستخدم العمال عن بُعد.

2.الساعة الرقمية
مع ساعة زمنية رقمية ، بدلاً من حقن بطاقة لكمة ، يمرر العمال بطاقة مع شريط مغناطيسي عبر آلة. يتتبع الجهاز تلقائيًا لكمة - في التاريخ والوقت لاستخدامها لاحقًا من قبل موظفي كشوف المرتبات.

لوحة اللمس الإلكترونية هي نوع آخر من الساعة الرقمية التي لا تتطلب من الموظفين التمسك بالبطاقة. بدلاً من ذلك ، وضع العمال رمزًا شخصيًا في جهاز يحفظ تلقائيًا لكمة- في البيانات.

3. برنامج Time Station
يتيح برنامج Time Station للعمال على مدار الساعة وخارجها من خلال جهاز كمبيوتر. يستخدم الموظفون كمبيوتر واحد محدد لجميع Punch - ins.

أو يمكن للشركات دمج البرنامج مع جهاز كمبيوتر شخصي للسماح للموظفين بدخول الوقت في محطات العمل الفردية الخاصة بهم.

تتمثل فائدة برنامج Time Station في أنه يمكن دمج بيانات الوقت مع نظام برامج كشوف المرتبات ، مما يسهل إجراء كشوف المرتبات لاحقًا.

4. ساعات البصمات
تحدد ساعات الوقت الحيوية الشخص من خلال السمات البشرية الفردية مثل بصمة بصمة.

وضع الموظفون إصبعهم على ماسح ضوئي يحدد الشخص من خلال مطابقة الإصبع مع صورة مخزنة قبل- في قاعدة بيانات. إذا كانت هناك تطابق دقيق ، فإن جهاز ساعة الوقت يجعل صوت شكر لك.

ساعات وقت بصمة البصمات الحيوية تمنع اللكم أو الاحتيال ، لأنه من المستحيل تكرار البصمة.

فائدة أخرى هي أن الموظفين لم يعدوا بحاجة للقلق بشأن تذكر رمز أو نسيان بطريقته بطريقته في المنزل. من الصعب نسيان جزء من الجسم!

5. ساعات لكمة اليد
ساعة لكمة اليد هي شكل آخر لنظام المصادقة الحيوية. بدلاً من بصمة بصمة ، تستخدم هذه الأنواع من الساعات راحة اليد لمصادقة هوية العامل.

يطابق الماسح الضوئي جزءًا من PALL مع صورة قاعدة بيانات مخزنة قبل- للتحقق من العامل. مثل ساعات البصمات ، هذه الأنواع من الأجهزة مفيدة أيضًا في منع اللكم والاحتيال.

لماذا هي ساعات الوقت مهمة؟

العمال الذين يستخدمون أجهاز حفظ الوقتلديك تمثيل دقيق عندما يبدأ يومهم وينتهي.

سيعرف أصحاب العمل بالضبط متى يكون أحد أعضاء الفريق مستحقًا لتناول طعام الغداء أو استراحة ، وعندما من المفترض أن يعود. هذا يضمن عدم مطالبة أعضاء الفريق بالعمل أكثر مما يفترض بهم.

يضمن نظام برمجيات الوقت الفعال أيضًا أن يكون الجميع يعملون عندما يكون من المفترض أن يكونوا كذلك. يمكن للمديرين استخدام Punch - في البيانات كدليل لمواجهة أولئك الذين يتأخرون باستمرار أو تناول وجبات غداء طويلة بشكل مفرط. هذا سيساعد على زيادة مستويات الإنتاجية والكفاءة مع مرور الوقت.

يتم دمج Clock - في البيانات تلقائيًا مع نظام البرمجيات مما يجعله أكثر بساطة لكتاب الموارد البشرية لإجراء كشوف المرتبات. يجعل تكامل كشوف المرتبات من السهل الامتثال لقوانين العمل لأن هناك بيانات لإثبات أن الموظفين يعملون في العدد الصحيح من الساعات ويجري دفعه وفقًا لذلك.

كيف تكون ساعات الوقت مفيدة؟

توفر ساعات الوقت عدة فوائد للشركات ، بما في ذلك -

1. يوفر الوقت والمال

• يقوم تلقائيًا بجمع البيانات ويقوم بإجراء الحسابات - لأن Punch - في البيانات يتم جمعها تلقائيًا وحسابها ، يقضي موظف الموارد البشرية وقتًا أقل في التحقق من ساعات العمل والفرز عبر الجداول الزمنية.

• يوفر مجالًا أقل للخطأ البشري - تحويل الدقائق إلى ساعات يدويًا ، ويعتبر تقدير الوقت الإضافي عملية دقيقة سهلة القيمة.

تكلف الحسابات غير الدقيقة الشركات تصل إلى 7 ٪ من إجمالي تكاليف الرواتب. يؤدي هذا أيضًا إلى مزيد من العمل لتعديل الخطأ في راتب لاحق.

يقوم برنامج Clock Time بإلغاء فرص الخطأ البشري ويوفر المال من خلال إجراء جميع الحسابات اللازمة تلقائيًا.

يقلل الاحتيال
لم يعد بإمكان الموظفين أن يطلبوا من صديق أن يتسابق معهم عند استخدام جهاز ساعة الوقت. تتكامل بعض برامج حفظ الوقت مع GPS للتأكد من أن العمال هم حيث يجب أن يكونوا عند اللكم.

سيوفر هذا أيضًا المال من خلال ضمان دفع الشركات بالضبط ما تدين به للشخص الصحيح.

يسهل تتبع تكاليف العمالة
يمكن للشركات معرفة أي الموظفين الذين يعملون على أكبر عدد من الساعات وما هي مجالات العمل الأكثر تكلفة.

يعرض برنامج Clock Clock أيضًا من الذي يستخدم معظم العمل الإضافي لإكمال العمل وكيفية تراكم هذه التكاليف ومقارنتها بمعايير الصناعة.

يمكن للشركات اتخاذ قرارات أكثر استنارة حول ما إذا كان سيتم توظيف عدد أكبر من العمال أو مواجهة موظف أقل إنتاجية مما يجب أن يكون.

2. يزيد من الإنتاجية ومشاركة الموظفين

تعمل ساعات الوقت أيضًا على تحسين مستويات الإنتاجية والكفاءة مع زيادة معنويات الموظفين. هناك عدة أسباب لذلك ، مثل -

• يتمتع أصحاب العمل بوصول فوري إلى بيانات كشوف المرتبات - تتيح أجهزة حفظ الوقت للشركات الوصول الفوري إلى البيانات والتقارير التي تظهر التأخير المتكرر أو الغياب المفرط.
  
  من خلال البقاء على اطلاع ، من الأسهل معالجة مشكلات الحضور وزيادة الإنتاجية.

يمكن للمديرين منع التغيب

• التغيب عن التغيب عن انقطاع مستمر في تدفق اليوم - إلى - العمليات اليومية. تسهل ساعات الوقت على أصحاب العمل تتبع العمال الذين يميلون إلى الاتصال بانتظام. يمكن لأصحاب العمل العمل مع هؤلاء الأفراد لمنع وتقليل الغياب في المستقبل.

تساعد ساعات الوقت في تحسين ثقافة الشركة

• عندما يكون هناك تدفق من الموظفين الذين يستدعيون العمل ، فهناك افتراض أن الإدارة متساهلة. سيأخذ الموظفون وظائفهم على محمل الجد ولا تقلق بشأن الاتصال بالمرضى.
  
  تسهل ساعات الوقت معالجة قضايا الحضور وتقليل التغيب ، مما يساعد على تحسين الروح المعنوية. سيؤدي ذلك إلى تقليل مشاكل الحضور مع تحسين مستويات الإنتاجية.

ما هي قواعد ساعة وقت الموظف؟

القانون معايير العمل العادل(FLSA) يسمح بمجموعة من القواعد لساعات الموظفين والعمل الإضافي والدفع. فيما يلي اللوائح والقواعد المهمة التي يجب اتباعها -

1. تتبع الوقت
يتيح FLSA لأصحاب العمل تتبع الوقت بأي طريقة يرغبون فيها طالما أن السجلات دقيقة. تتضمن الخيارات -

• biometric dlocking -أي طريقة توظف ماسح ضوئي بيومترية لتتبع اللكمة - في بيانات كل عامل

• القرب من التسمية -نظام يستخدم طرقًا مختلفة مثل بطاقات اللكم أو شارات الهوية لإدارة وقت الموظف

• PC Tlocking -يمكن للموظفين استخدام البرامج لتسجيل وقتهم على جهاز كمبيوتر شخصي

• الرسائل القصيرة المدونة -هذا يوفر وسيلة للتسجيل من خلال الرسائل النصية

2. تقريب
يسمح FLSA لأصحاب العمل بتجميع عدد دقائق الموظفين بدلاً من تسجيل العدد الدقيق للدقائق التي عملت.

يمكن للشركات قياس الوقت في زيادات لمدة 10 دقائق ، ثم تتجول لأعلى أو لأسفل اعتمادًا على مدى قرب الرقم من الزيادة المتتبع.

على سبيل المثال ، إذا كان الشخص يعمل لمدة 7 ساعات و 58 دقيقة ، فإن 58 ستجول ما يصل إلى 60. وهذا يعني أن الموظف قد عمل ما مجموعه 8 ساعات.

3. تنظيم 7 دقائق
تتبع معظم الشركات وقتًا من 10 إلى 15 دقيقة. لزيادات مدتها 15 دقيقة ، 7 دقائق هو القطع للتجول لأسفل. لمدة 8 دقائق أو أكثر ، كان صاحب العمل يدور.

على سبيل المثال ، إذا كان العمل 4 ساعات و 6 دقائق ، يمكن لصاحب العمل أن يتجول إلى 4 ساعات. إذا عملت 4 ساعات و 12 دقيقة ، يمكن أن يعمل صاحب العمل لمدة تصل إلى 4 ساعات و 15 دقيقة.

لماذا تعتبر قواعد ساعة وقت الموظف مهمة؟

تطبيق قواعد حفظ الوقت الفعالة أمر ضروري لالامتثالمع القوانين واللوائح الحكومية والولائية. سيؤدي استخدام ساعة الوقت إلى تقليل فرصة كسر إحدى هذه القواعد.

الموظفين غير المعفاة- هم أولئك الذين يعملون في جدول زمني بالساعة. يتعين على الشركات تتبع ساعات العمل والكسر وتعويضها لأي ساعات العمل الإضافية.

نظرًا لأن الموظفين غير المعينين يعملون في مجموعة متنوعة من الساعات ، فإن استخدام جهاز حفظ الوقت يساعد في إدارة وقتهم بدقة.

تحقق لمعرفة ما إذا كانت الدولة قد سنت قوانين الجدولة التنبؤية التي تتطلب من الشركات تقديم إشعار متقدم بأي تغييرات في الجداول الزمنية للموظفين المعفيين-.

من الضروري أيضًا ضمان وجود نظام جيد لحفظ الوقت لأن تغييرات الجدول يمكن أن تجعل من الصعب تتبع الوقت يدويًا.

يحق للموظفين المعفاة على مدار الساعة - أن يدفعوا في بعض الحالات إذا كانوا على مكالمة-. إن التواجد على المكالمة- يعني أن الموظف متاح للعمل وينتظر صاحب العمل للاتصال به/لها ليأتي.

في بعض الحالات ، يتم تعويض هذه العمال على - حتى لو لم يتم استدعاؤهم في العمل. قد يكون من الصعب على موظفي الموارد البشرية تتبع وقت الاتصال بالموظفين- الذين ليسوا بالفعل في موقع العمل.

يساعد تنفيذ نظام ساعة الوقت على الامتثال لأي لوائح حكومية لأنه على- يمكن للعمال الاتصال ببساطة إدارة وقتهم من خلال هاتفهم المحمول أو الكمبيوتر الشخصي.

تملي قواعد FLSA أن العمال غير المعينين يحق لهم الحصول على أجر إضافي يعادل أو أكثر من 1 وأوقات رواتبهم العادية إذا كان العمل أكثر من 40 ساعة في الأسبوع.

الشركات هي المسؤولة عن ضمان دفع الموظفين غير المعقدين في العمل الإضافي بدقة. إن استخدام ساعة زمنية لإدارة ساعات العمل الإضافي سيؤدي إلى الضغط على موظفي الموارد البشرية ومنع انتهاك أي قوانين العمل.

كيفية إدارة وقت الموظف والحضور

فيما يلي أفضل الممارسات لإدارة وقت الموظف والحضور في مكان العمل -

1. القضايا التغيب عن الأبحاث
تحديد أي مشاكل غائبة موجودة ، ولماذا توجد ، وأفضل الحلول لحل أي مشكلات متكررة.

قم بإجراء نهج شامل يفحص اللكمة التاريخية - في البيانات ، ومناطق مشكلة محددة ، والإدارات التي لديها أعلى مستويات التغيب.

2. استراتيجية لتقليل التغيب
بمجرد البحث عن السبب الجذري للتغيب عن التغيب ، قم بتسليم استراتيجيات لمكافحة المشكلة. فيما يلي أفضل الممارسات -

• اتخاذ إجراءات تأديبية- إرشاد قسم الموارد البشرية لمراقبة التغيب عن التغيب وسن التدابير التأديبية عند الضرورة.
  
  

• تتطلب التحقق من المرض- بعد يومين ، يطلب من العمال إظهار مذكرة الطبيب للتحقق من المرض. سيمنع هذا الموظفين من استدعاء المرضى ما لم يكن هناك سبب معتمد من الناحية الطبية-.
  
  

• استخدام الوقت المدفوعقبالة البنوك- يمنح البنوك المدفوعة المدفوعة العمال كمية مخصصة من الأيام للمرض أو الإجازة أو أغراض أخرى. يتيح الاستفادة من وقت إجازة مدفوعة الأجر للموظفين استخدام سلطة التقدير الخاصة بهم لتوفير الوقت - خارج الطلبات.
  
  

• مكافأة موظفين متوافقة- قم بتنفيذ سياسة الحوافز - تترك سياسة الحوافز حيث يتم منح المكافآت النقدية لأولئك الذين لديهم الحد الأدنى من التغيب. سيؤدي ذلك إلى زيادة مستويات الإنتاجية مع إنشاء ثقافة الشركة التي تشجع العمال على اتباع القواعد.
  
  

• دمج برنامج العافية- نظرًا لوجود صلة بين المرض والتغيب ، قد يكون تطبيق برنامج العافية فكرة مفيدة. إذا كان ذلك ممكنًا من الناحية المالية ، فقم بتقديم عضوية في صالة الألعاب الرياضية أو تقديم قائمة بالموارد للعمال الذين يشجعون الحياة الصحية.

لماذا يهم متتبع حضور الموظف

يمكن لبرنامج الوقت الفعال للموظف وبرنامج الحضور تبسيط العمل ، وتوفير المال ، وتعزيز نجاح الشركة. ها هيأسباب مهمةلماذا مسألة تعقب الحضور -

يثبت القدرة على معالجة قضايا الحضور
من المهم التأكد من عدم إساءة استخدام أي سياسات تتعلق بوقت الاستراحة أو الأيام المرضية.

سيساعد وجود نظام فعال لحفظ الوقت في معالجة أي مخاوف مستمرة مع الأشخاص المناسبين.


يسمح لأصحاب العمل باستيعاب العمال عن بُعد
إن استخدام جهاز تتبع وقت الموظف يدير وقت العمال عن بُعد ويفرض المساءلة دون التقييد بشكل مفرط.

يمكن للشركات التي ترغب في توفير المال من خلال توظيف العمال عن بُعد أن تطمئن إلى أن الإنتاجية لن تتأثر.


يضمن دقة كشوف المرتبات
نظام إدارة الحضور مفيد بشكل خاص للحفاظ على دقة كشوف المرتبات. إنه يمنع الدفع الزائد عن طريق الخطأ أو لا يؤدي إلى عدم دفع الموظفين المعففين بالساعة لأن الساعات محسوبة تمامًا كما يتم إدخالهم.

يعزز جمع بيانات إنتاجية الوقت -
إن استخدام طريقة موثوقة لجمع معلومات الحضور- تُظهر من منتج ومن ليس كذلك.

إن رؤية دقيقة لمستويات الإنتاجية تجعل من السهل توظيف وجدولة حسب احتياجات كل قسم.

مع مرور الوقت ، يمكن أن يوفر هذا المال لأن الشركات ستقوم بالتوظيف والجدولة على أساس بيانات الإنتاجية الموثوقة بدلاً من الغريزة وحدها.

خطوط الرواتب بتبسيط الواجبات في الموارد البشرية
تتيح أجهزة حفظ الوقت للعامل تتبع وقته /ها بدلاً من الاعتماد على واحد أو اثنين من كتبة كشوف المرتبات لإدارة المهمة بأكملها.

يقدم دليلًا في حالة الدعوى
تقوم أجهزة الوقت بجمع ساعة دقيقة - في البيانات التي تثبت أنها مفيدة في حالة الدعوى أو التدقيق من مصلحة الضرائب.

يمكن استخدام هذه المعلومات كدليل في حالة محاولة موظف سابق مقاضاة للأجور المفقودة أو إذا كانت الدولة تدعي وجود- الامتثال للوائح FLSA.

خاتمة

فيما يلي الوجبات السريعة لتذكر أنظمة إدارة الوقت.

• اختر نظام إدارة الوقت المناسب- حدد الجهاز الأمثل لاحتياجات الشركة. تشمل الخيارات ساعة بطاقة لكمة ، أو ساعة رقمية ، وبرامج محطة الوقت ، أو ساعة بصمة الإصبع ، أو ساعة لكمة اليد.

• تذكر أسباب استخدام ساعات الوقتتوفر ساعات الوقت - تمثيلًا دقيقًا لساعات العمل أثناء إدارة معلومات كشوف المرتبات بدقة لموظفي الموارد البشرية.

• البحث عن الفوائد- أنظمة إدارة الوقت توفر الوقت والمال وزيادة الإنتاجية وزيادة الروح المعنوية في مكان العمل.

• تعرف واتبع قواعد FLSA- Research FLSA Rules جنبًا إلى جنب مع لوائح الدولة للتأكد من اتباع جميع القوانين.

• وضع استراتيجية لمنع التغيب- تنفيذ السياسات التي تشجع الحضور. على سبيل المثال ، قم بتسريع تدابير تأديبية للمجرمين المتكررين ، أو دمج برنامج العافية ، أو يتطلب التحقق من المرض.

• تعرف على سبب أهمية نظام حفظ الوقت- من بين فوائد أخرى ، يزيد نظام إدارة الوقت من دقة كشوف المرتبات ، ويحسن الإنتاجية ، ويوفر مرة أخرى - على مدار الساعة - في البيانات ، ويقوم بتبسيط عمل HR.